Może się wydawać, że organizacja różnorodnych wydarzeń to wyłącznie świetna zabawa i rozrywka. Jednak niewiele osób zdaje sobie sprawę, że za kulisami kryje się ogrom pracy. Przygotowanie wydarzenia wymaga sporo czasu, zaangażowania i kreatywności. Osobą odpowiedzialną za organizację uroczystości jest event manager — kluczowa postać w branży eventowej. Aby dowiedzieć się, czym zajmuje się ten specjalista i jak zacząć pracę na tym stanowisku, kontynuuj czytanie niniejszego artykułu.

Event manager – jak zacząć?

Event manager to inaczej koordynator eventów. Odpowiada on za planowanie i koordynowanie wydarzeń, takich jak targi, konferencje czy imprezy masowe. Specjalista ten musi wyróżniać się perfekcyjnymi umiejętnościami organizacyjnymi i sumiennością. Ważne też, aby był odporny na stres i lubił pracę z ludźmi. Aby zostać event managerem, warto rozważyć studia. W Polsce kilka uczelni proponuje kierunek „Event Management”. Jeśli jednak w tym momencie nie chcesz lub nie możesz rozpocząć studiów, dobrym pomysłem będzie kurs. Pamiętaj jednak, aby zdecydować się na kurs kończący się certyfikatem. Następnie czas na zdobycie doświadczenia. Świetną opcją jest skorzystanie ze stażu lub praktyki. Dzięki temu poznasz specyfikę branży, nauczysz się pracy zespołowej, nawiążesz kontakty i będziesz miał szansę obserwować ekspertów z branży eventowej. Gdy już zdobędziesz doświadczenie, możesz pomyśleć o założeniu własnej firmy lub zatrudnieniu się w agencji eventowej.

Event manager a organizator imprez

Event manager to inne określenie organizatora imprez. Osoba pracująca na tym stanowisku powinna mieć doskonałe umiejętności komunikacyjne i zdolność do jasnego przekazywania informacji. Ważne też, aby umiała zarządzać zespołem oraz delegować i rozliczać zadania. Dodatkowo event manager powinien dobrze radzić sobie z presją czasu i potrafić szybko reagować na niespodziewane problemy. Istotne jest również, aby ten specjalista umiał doskonale zarządzać czasem i orientował się w trendach branżowych. Należy pamiętać, że event manager powinien na bieżąco śledzić zmiany nowinki eventowe. Dzięki temu będzie w stanie sprostać oczekiwaniom klientów i tworzyć niezapomniane wydarzenia, które zapadną w pamięci uczestników.

Organizacja eventów – kto za tym stoi?

Za udanym wydarzeniem stoi event manager — specjalista zajmujący się kompleksową organizacją targów, konferencji czy eventów. Do jego zadań należy logistyczna część przedsięwzięć. Sprawuje on pieczę nad wydarzeniem — począwszy od jego zaplanowania, po monitorowanie, czy przebiega w odpowiedni sposób. Odpowiada on m.in. za kontakt z partnerami czy usługodawcami, zarządzanie i koordynowanie obowiązków oraz pozyskiwanie potrzebnych zezwoleń. A to tylko część z wielu zadań należących do event managera.

Event management – jakie obowiązki?

Do obowiązków event managera można zaliczyć:

  • analiza potrzeb, preferencji i oczekiwań klienta;

  • analiza grupy docelowej, do której skierowane jest wydarzenie;

  • opracowanie tematyki wydarzenia;

  • stworzenie harmonogramu wydarzenia;

  • kontakty i negocjacje z usługodawcami;

  • zarządzanie budżetem;

  • promocja wydarzenia;

  • raportowanie postępów klientowi;

  • nadzór nad przebiegiem wydarzenia;

  • przygotowanie planów awaryjnych, które umożliwiają sprawne rozwiązanie problemów w razie ich wystąpienia;

  • monitorowanie i ocena wydarzenia.

Event manager może również zająć się negocjacjami umów sponsorskich oraz rezerwacją miejsca i zaproszeniem prelegentów.

Manager kreatywny – co robi?

Manager kreatywny odpowiada za opracowanie wizji wydarzenia. Powinien on tworzyć oryginalne, ciekawe koncepcje, zgodne z oczekiwaniami klienta. Ważne, aby wiedział, jak wyróżnić wydarzenie i nadać mu wyjątkowego charakteru. Istotne też, aby cały czas śledził trendy branżowe i umiał zaproponować klientowi ciekawe rozwiązania. Podczas wyboru managera kreatywnego należy zwrócić uwagę na jego kwalifikacje i doświadczenie. Warto odbyć konsultację z tym specjalistą, aby sprawdzić jego umiejętności komunikacyjne. Ponadto warto dowiedzieć się, czy organizował już podobne wydarzenia.

Event firmowy – profesjonalna pomoc organizatora imprez

Organizacja eventu firmowego to niełatwe i czasochłonne zadanie. Aby przygotować to wydarzenie, trzeba zastanowić się nad celem imprezy, określić budżet, znaleźć odpowiednią lokalizację, stworzyć harmonogram, wybrać atrakcje i zadbać o bezpieczeństwo uczestników eventu. A to tylko część zadań! Jeśli nie wiesz, jak zorganizować taką imprezę firmową, rozważ skorzystanie z usług event managera. Specjalista ten zajmie się logistyką, dzięki czemu zaoszczędzisz sporo czasu i będziesz miał pewność, że wszystko zostanie dopięte na ostatni guzik. Dobrego organizatora imprez można znaleźć w naszym zespole. Przygotowujemy zarówno eventy firmowe, jak i konferencje, koncerty i imprezy integracyjne. Mamy bogate doświadczenie w branży, dlatego jesteśmy w stanie zapewnić usługi na najwyższym poziomie, profesjonalne doradztwo i kompleksowe wsparcie na każdym etapie współpracy.